quinta-feira, junho 23, 2022
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Como fazer uma análise financeira ao gerenciar um projeto

A função principal de um gerente de projeto é executar um projeto com sucesso dentro do orçamento, tempo e escopo estimados do projeto.1 Onde o tempo e o escopo podem ser de igual importância no ciclo de vida de um projeto, tudo depende da disponibilidade e da boa governança das finanças, e isso requer uma análise financeira bem executada pelo gerente de projeto.

Quando os gerentes de projeto realizam uma análise financeira, eles o fazem para verificar se o projeto será lucrativo e se justificará o investimento financeiro.2

A análise financeira não deve ser feita apenas nas fases de planejamento de um projeto, mas ao longo de todas as fases do projeto. Permanece dentro da competência do gerente de projeto estar em dia com as finanças do projeto com base nas estimativas iniciais e ficar de olho nisso durante toda a duração do projeto.3

Antes de iniciar um novo projeto, realizar uma análise financeira adequada é vital para determinar se o projeto será financeiramente viável ou não. Existem várias maneiras de determinar isso.

Comece com uma análise de custo-benefício

A análise de custo-benefício (CBA) em gerenciamento de projetos é a avaliação do custo versus os benefícios do projeto proposto.4 Também oferece uma linha de base sobre a qual comparar projetos e avaliar quais têm maiores benefícios do que custos, a fim de saber quais buscar.

Ao listar todas as despesas esperadas do projeto e o benefício previsto, um gerente de projeto pode calcular o seguinte:

  • Retorno sobre o investimento (ROI) . 5 Isso compara o valor do lucro que pode ser obtido de um projeto com o custo do investimento, como um valor percentual. Quanto maior a porcentagem, melhor o ROI
  • Análise do período de retorno . 6 Esta é a maneira mais simples de olhar para uma ou mais ideias de projeto, pois calcula quanto tempo levará para recuperar o capital do projeto. Isso é calculado da seguinte forma: Custo do projeto dividido pela entrada de caixa anual é igual ao período de retorno
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  • Taxa de retorno contábil (ARR) . 7 ARR fornece uma estimativa rápida dos lucros líquidos do projeto com base em toda a sua vida útil e fornece uma base para comparar vários projetos diferentes. Isso pode ser calculado da seguinte forma: ARR é igual a entradas de caixa anuais menos depreciação do investimento inicial
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  • Valor presente líquido (VPL) . 8 NPV mostra a diferença no valor atual do dinheiro e o valor que o dinheiro terá no futuro, ou a soma do valor do fluxo de caixa presente (tanto positivo quanto negativo) para cada ano associado ao investimento, que é então descontado assim que é expresso no valor da moeda atual. No gerenciamento de projetos, isso é usado para calcular se o lucro esperado de um projeto superará os custos de investimento atuais. VPL é calculado da seguinte forma:
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  • Taxa interna de retorno (TIR) . 9 O método TIR de análise financeira leva em consideração o valor do dinheiro no tempo, permitindo ao gerente de projeto encontrar a taxa de juros que corresponde aos retornos financeiros esperados do projeto. Uma vez que essa taxa é conhecida, ela pode ser comparada com as taxas que podem ser obtidas com o investimento em outro lugar para determinar se este é um projeto financeiramente viável

Aqui está uma pequena lista de alguns aplicativos úteis de gerenciamento de projetos e ferramentas online que permitem a estimativa de custos do projeto, como a funcionalidade de rastreamento de tempo e orçamento, que pode ajudar a produzir estimativas de projeto mais precisas.

  • Microsoft Excel: 10 ferramenta de estimativa de custo de projeto amplamente usada, com muitos modelos de estimativa de projeto
  • Planilhas Google: 11 ferramentas gratuitas de estimativa de custos de projetos alternativas ao Excel
  • Preço e custo: 12 SaaS (uma assinatura de software online) ferramenta de estimativa e gerenciamento de custos para gerenciar as finanças do projeto
  • Eastimate: 13 ferramenta de estimativa SaaS gratuita para criar estimativas e cronogramas de forma colaborativa
  • Mais simples: ferramenta gratuita SaaS de estimador de custo de projeto 14 com estimativa de custo de três pontos e fácil compartilhamento

Crie uma estimativa do projeto

Uma vez que o projeto foi considerado viável por meio do processo de análise de custo-benefício, uma estimativa precisa ser feita no início do projeto e pode ser feita usando os seguintes modelos de estimativa:

  • Tempo e materiais . 15 Este tipo de estimativa é útil quando é difícil estimar o escopo completo do projeto e, portanto, o foco é colocado no tempo gasto e nos materiais usados
  • Estimativa de preço fixo . 16 Este é um preço total fixo para o projeto, independentemente da quantidade de esforço aplicada ao projeto
  • Análise de reservas . 17 Aqui é onde algum orçamento é reservado para estouros ou riscos imprevistos
  • Custo da qualidade . 18 Esta é a quantidade de dinheiro necessária para garantir que o projeto seja bem feito; verificar bugs ou erros durante o projeto e corrigi-los, além dos custos de tempo e materiais

Monitore o andamento do projeto

O gerente de projeto precisa identificar quando os custos se desviam do orçamento e gerenciar esses desvios, comparando regularmente o dinheiro gasto com o valor orçado e relatando isso aos principais interessados. 19 É importante compreender como esse progresso será medido e relatado.

  1. Análise de valor agregado (EV) . 20 Um método amplamente utilizado por gerentes de projeto, EV permite a comparação periódica dos custos orçados com os custos reais durante o projeto. Ele reúne as atividades programadas do projeto com estimativas de custo detalhadas para cada atividade, e prevê a conclusão parcial de uma atividade, onde alguns dos custos associados foram pagos, e outros não
  2. Cronograma do orçamento . 21 Os custos estão vinculados aos marcos do projeto, com cada atividade tendo uma data de início e de término. Portanto, é possível determinar quanto dinheiro será gasto em uma determinada data durante o projeto. Isso permite que o capital do projeto seja depositado em intervalos estratégicos ao longo do projeto para que as finanças sejam disponibilizadas e gerenciadas de acordo com o cronograma de atividades
  3. Variação de cronograma (SV) . 22 O gerente de projeto precisa saber se o projeto está dentro do orçamento em relação ao cronograma. A diferença entre o cronograma planejado e o progresso real é o SV. O SV é a diferença entre o EV e o valor planejado (PV), mostrado como SV = EV – PV. Se EV estiver abaixo do orçado, então o VS será negativo, o que significa que o projeto está atrasado

A análise pós-projeto

Assim que o projeto for concluído, uma análise financeira pós-projeto deve ser realizada para determinar o quão lucrativo ele foi. A margem de lucro mede o lucro de um projeto em relação à sua receita e tem três métricas principais de margem de lucro: 23

  1. Margem de lucro bruto . Esta é a receita total menos os custos do projeto, como tempo e materiais.
  2. Margem de lucro operacional . Isso mede a receita menos os custos do projeto com despesas operacionais.
  3. Margem de lucro líquido . Esta é a receita menos todas as despesas, incluindo juros e impostos.

Ao comparar o lucro ou perda real do projeto com a estimativa inicial realizada no início do projeto, podem surgir variações. Uma análise de variância é a investigação da diferença entre o que realmente aconteceu e o que foi planejado e estuda por que essas variações ocorreram. 24

Se o projeto foi considerado um fracasso financeiro com uma margem de lucro negativa, é fácil para os gerentes de projeto cair em uma ou em ambas as falácias: 25

  1. A ‘falácia do custo irrecuperável’ . É quando os gerentes de projeto ou partes interessadas acreditam que, se mais dinheiro for investido em um projeto que falhou, ele se recuperará. No entanto, isso normalmente leva a resultados financeiramente catastróficos.
  2. A ‘falácia do compromisso’ . É aqui que as pessoas estão tão comprometidas com um projeto que não admitem a derrota, a ponto de prejudicar suas finanças, reputação e empresa.

Os gerentes de projeto bem-sucedidos sabem quando admitir que um projeto é uma perda financeira e aprendem com as falhas e erros. Muitos gerentes de projeto conduzem uma revisão das ‘lições aprendidas’ no final de cada projeto exatamente por esse motivo. O conhecimento e a experiência adquiridos em projetos anteriores serão altamente valiosos para o sucesso dos projetos futuros.

Saber como fazer uma análise financeira antes, durante e depois de um projeto é um conjunto de habilidades-chave que os gerentes de projeto em todos os setores da empresa precisam se desejam tomar decisões de viabilidade de projeto sólidas e garantir que o projeto seja realizado no prazo, dentro escopo e dentro do orçamento.

Fontes
  • 1 (maio de 2018). ‘Por que o orçamento é uma parte tão importante do gerenciamento de projetos?’. Obtido em Clarizen .
  • 2 Tuovila, A. (outubro de 2019). ‘Analise financeira’. Retirado da Investopedia .
  • 3 Bunner, A. (maio de 2017). ‘Como gerenciar orçamentos de projetos: quatro dicas’. Obtido em Clarizen .
  • 4 Landau, P. (junho de 2018). ‘Análise de custo-benefício para projetos – um guia passo a passo’. Obtido do gerente de projeto .
  • 5 Sahan Buwaneka De Silva, KH (Nd). ‘Pacote de análise financeira do projeto’. Obtido em Gerenciamento de projetos . Acessado em 5 de junho de 2019.
  • 6 (Nd). ‘Análise financeira de grandes projetos’. Obtido em BizFilings . Acessado em 5 de junho de 2019.
  • 7 (Nd). ‘Análise financeira de grandes projetos’. Obtido em BizFilings . Acessado em 5 de junho de 2019.
  • 8 (Nd). ‘O que é o valor presente líquido (VPL) em gerenciamento de projetos?’. Obtido em Wrike . Acessado em 5 de junho de 2019.
  • 9 (Nd). ‘Análise financeira de grandes projetos’. Obtido em BizFilings . Acessado em 5 de junho de 2019.
  • 10 (Nd). ‘Microsoft Excel’. Obtido do Microsoft Excel . Acessado em 5 de junho de 2019.
  • 11 (Nd). ‘Planilhas Google’. Obtido no Planilhas Google . Acessado em 05 de junho de 2019.
  • 12 (Nd). ‘Preço e custo’. Obtido em Preço e Custo . Acessado em 05 de junho de 2019.
  • 13 (Nd). ‘Eastimate’. Obtido em Eastimate . Acessado em 05 de junho de 2019.
  • 14 (Nd). ‘Simples’. Obtido em Simplestimate . Acessado em 05 de junho de 2019.
  • 15 Aston, B. (maio de 2019). ‘Crie um orçamento de projeto que funcione: o guia completo de estimativa de custos’. Obtido do The Digital Project Manager .
  • 16 Aston, B. (maio de 2019). ‘Crie um orçamento de projeto que funcione: o guia completo de estimativa de custos’. Obtido do The Digital Project Manager .
  • 17 Watt, A. (Nd). ‘Planejamento de orçamento’. Obtido do Campus BC . Acessado em 05 de junho de 2019.
  • 18 Watt, A. (Nd). ‘Planejamento de orçamento’. Obtido do Campus BC . Acessado em 05 de junho de 2019.
  • 19 Watt, A. (Nd). ‘Planejamento de orçamento’. Obtido do Campus BC . Acessado em 05 de junho de 2019.
  • 20 Wiley, et al. (WL). ‘Gerenciamento de projetos para designers instrucionais’. Obtido em PressBooks . Acessado em 05 de junho de 2019.
  • 21 Wiley, et al. (WL). ‘Gerenciamento de projetos para designers instrucionais’. Obtido em PressBooks . Acessado em 05 de junho de 2019.
  • 22 Wiley, et al. (WL). ‘Gerenciamento de projetos para designers instrucionais’. Obtido em PressBooks . Acessado em 05 de junho de 2019.
  • 23 (Nd). ‘Margem de lucro’. Obtido do Corporate Finance Institute . Acessado em 05 de junho de 2019.
  • 24 (dezembro de 2018). ‘Análise de variação’. Obtido em Ferramentas de Contabilidade .
  • 25 Bridges, J. (junho de 2019). ‘Como saber quando encerrar um projeto e cortar perdas’. Obtido do gerente de projeto .
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Jilvan Pinheirohttps://www.linkedin.com/in/jilvanpinheiro/
Senior Partner do Grupo Rocket (SoftWrap, UXP e outras empresas). Cursou Economia da Inovação em Harvard, mestrando em Finanças pela FEA-USP, formado em Ciências Físicas e Biomoleculares pela USP.

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